Bộ Quy Tắc Ứng XỬ cung ứng một khung căn bản về các quy tắc chuẩn mực nhằm tạo điều kiện cho việc đào tạo mọi phương diện cho các học viên Học Viện Thánh Giuse. Bộ quy tắc bao gồm những phương thức ứng xử nhắm đến việc kiến tạo đời sống chung của Học Viện, nghĩa là một cộng đồng dấn thân xây dựng những giá trị nền tảng về sự trung thực, sự thẳng thắn, sự chính trực và công bình.
1. Các trách nhiệm
Học viên phải hành xử thế nào để thúc đẩy sự phát triển liên tục nhân cách của mình cũng như của các học viên khác. Họ có trách nhiệm đảm bảo cho môi trường học thuật của Học Viện luôn lành mạnh và mang lại lợi ích cho việc đào tạo con người. Dưới đây là các quy định cụ thể:
a. Dù không có quy định về đồng phục, nhưng học viên có trách nhiệm phải ăn mặc sao cho phù hợp với bối cảnh trường Công Giáo của Học Viện.
b. Học viên được khuyến khích mang theo Thẻ Học Viên (ID) trong khuôn viên trường. Các học viên được yêu cầu xuất trình Thẻ Học viên của họ bất cứ khi nào các nhân viên của Học Viện có yêu cầu.
c. Học viên phải tuân theo các chính sách và kỷ luật trong lớp học do nhà trường và các giáo sư đề ra.
d. Học viên phải sử dụng cách sáng suốt các thiết bị truyền thông và công nghệ thông tin trong lớp học, chẳng hạn như máy tính, thiết bị nghe nhìn di động, và những dụng cụ tương tự, theo như các quy định của lớp học.
e. Học viên phải thường xuyên theo dõi các thông báo và đáp ứng theo đúng kỳ hạn những yêu cầu của nhà trường.
f. Học viên phải được các Giám Học chấp thuận bằng văn bản nếu đảm nhận bất kỳ chức vụ nào mang danh nghĩa của Học Viện Thánh Giuse, cho dù trong hay ngoài khuôn viên trường. Học viên phải tự hành xử đúng đắn trong các chức vụ như vậy và sử dụng danh nghĩa của Học Viện một cách có trách nhiệm.
g. Học viên phải chịu trách nhiệm về hành vi của những người trong hoặc người ngoài thay mặt mình đến khuôn viên của Học Viện.
h. Việc quản trị Học Viện phục vụ và hỗ trợ cho sứ mạng của thể chế. Vì thế, nó phải được chăm sóc và tôn trọng thích đáng nhằm đảm bảo sự lành mạnh và an toàn cho các thành viên trong cộng đồng Học Viện.
i. Học viên có trách nhiệm chăm sóc tài sản của Học Viện và giúp giữ cho khuôn viên luôn sạch sẽ. Nếu không có sự cho phép chính đáng, các học viên sử dụng và/hoặc làm hư hỏng các tài sản của trường hoặc của những người khác sẽ phải chịu các biện pháp kỷ luật. Học viên liên quan phải chi trả mọi chi phí cho việc sửa chữa hoặc thay thế các tài sản đã bị hư hỏng.
j. Học viên mang xe vào khuôn viên trường phải tuân thủ tất cả các quy định về giao thông và bãi đỗ xe.
k. Cấm hút thuốc, trừ những khu vực được chỉ định. Chỉ được mang đồ ăn thức uống vào những nơi cho phép.
l. Tất cả học viên phải tuân thủ các quy định của Thư Viện, nhằm tạo cơ hội bình đẳng cho tất cả những người sử dụng các cơ sở Thư Viện trong việc học tập và nghiên cứu. Một học viên vi phạm bất kỳ quy tắc nào của Thư Viện sẽ phải chịu các hình thức kỷ luật, theo quyết định của Thủ Thư. Các vi phạm nghiêm trọng có thể bị đình chỉ, sa thải hoặc trục xuất sẽ được giao cho Giám Học quyết định. (Xem thêm Nội Quy Thư Viện Đỗ Quang Chính)
2. Thủ tục thi hành kỷ luật
Các thủ tục liên quan đến việc kỷ luật một học viên luôn nhằm mục đích đảm bảo tính hợp lý và trật tự cho các thành viên của cộng đồng Học Viện. Nhà trường công nhận và bảo vệ các quyền của học viên theo đúng quy trình hợp lệ. Tuy nhiên, tiến trình kỷ luật học viên không phải là một tiến trình hình sự và không phải tuân theo quy tắc của tòa án.
Khám xét tài sản học viên Nhà trường có quyền khám xét tài sản học viên trong khu vực trường với sự hiện diện của học viên liên can nếu hội đủ những điều kiện sau:
a. Có chữ ký của người làm chứng về việc họ đã thấy người này vi phạm các nội quy của nhà trường.
b. Giám Học và vị đại diện được chỉ định chính thức của Hội đồng Học viên cùng đồng thuận rằng có đủ lý do để khám xét tài sản của học viên. Trong các trường hợp bị coi rơi vào trạng huống Flagrante Delicto (bị bắt quả tang), các biện pháp thích hợp sẽ được thực thi nhằm đảm bảo an ninh về tài sản của học viên.
Các vấn đề kỷ luật Mọi vấn đề liên quan đến kỷ luật học viên đều thuộc quyền pháp lý của Giám Học và Viện Trưởng.
Nộp đơn khiếu nại: Bất cứ thành viên nào của cộng đồng Học Viện đều có thể trực tiếp đệ trình một đơn khiếu nại bằng văn bản chính thức tố cáo một học viên tại văn phòng của Viện Trưởng. Ngược lại, Giám Học cũng có thể đệ trình một đơn khiếu nại bằng văn bản chính thức tố cáo một học viên nhân danh một người không phải là thành viên của Học Viện.
Báo cáo chính thức: Phải bằng văn bản và phải nêu rõ bản chất và hoàn cảnh của hành vi phạm tội. Mọi bằng chứng về vụ việc sẽ được đưa vào bản báo cáo.
Xem xét: Viện Trưởng sẽ xem xét tất cả các trường hợp được báo cáo và chuyển các trường hợp có thể liên quan đến các hành vi phạm tội nghiêm trọng cho các cấp có thẩm quyền.
Quy trình hợp lệ cho các trường hợp không quá nghiêm trọng Giám học quyết định tất cả các trường hợp được cho là không quá nghiêm trọng. Quyết định phải dựa trên bằng chứng có giá trị. Các trường hợp không quá nghiêm trọng thường sẽ có quy trình giản lược không quá chú trọng vào chi tiết. Có thể nộp đơn kháng cáo quyết định của Giám Học trước Viện Trưởng.
Quy trình hợp lệ cho các trường hợp nghiêm trọng Để đảm bảo quyền của một học viên được thực hiện đúng quy trình hợp lệ, các thủ tục sau đây sẽ được áp dụng trong việc điều tra và xét xử các vụ kỷ luật nghiêm trọng. Một bản báo cáo khiếu nại sẽ được gửi bằng văn bản tới Văn phòng Giám Học. Giám Học sẽ thông báo cho học viên có liên quan qua Thông Báo Nhận Đơn Khiếu Nại gồm:
a. Một bản sao của đơn khiếu nại chính thức sẽ được đính kèm.
b. Học viên sẽ được yêu cầu nộp một bản tường trình bằng văn bản để trả lời, bao gồm các tài liệu liên quan khác.
c. Học viên sẽ có một (1) tuần kể từ ngày nhận thông báo để chuẩn bị tài liệu.
d. Việc không nộp tài liệu có nghĩa là học viên chọn từ bỏ quyền trình bày vụ việc.
Sau đó, Giám Học sẽ xem xét các bên liên quan và tiến hành điều tra bổ sung. Giám Học đánh giá mức độ nghiêm trọng: nếu nghiêm trọng sẽ chuyển đến Viện Trưởng, nếu không sẽ tự đưa ra giải pháp thích đáng.
Thông Báo Kết Luận Về Cáo Buộc: Bản thông báo chính thức gửi cho học viên sẽ nêu rõ:
a. Tên của lỗi vi phạm và mục cụ thể trong Bộ Quy tắc Kỷ luật.
b. Quyền của học viên được thực hiện đúng quy trình hợp lệ.
c. Quyền tìm kiếm vị cố vấn (là thành viên phân khoa hoặc học viên khác, không thuộc BGH).
d. Ngày phiên điều trần (không sớm hơn 1 tuần kể từ khi nhận thông báo).
Một uỷ ban kỷ luật sẽ được thiết lập. Trong trường hợp là chủng sinh và tu sĩ, Viện Trưởng sẽ thông báo cho các Bề trên. Tại phiên điều trần, mỗi bên trình bày lời khai và bằng chứng. Ủy ban sẽ gửi khuyến nghị bằng văn bản cho Viện Trưởng để đưa ra quyết định cuối cùng.
Học viên có thể khiếu nại lên Phó Chưởng Ấn để xem xét lại quyết định của Viện Trưởng. Phó Chưởng Ấn là người có thẩm quyền quyết định cuối cùng.